Mengetahui Kapan harus masuk dan kapan harus mundur kembali merupakan cara efektif untuk Melatih (Coaching) Karyawan agar perform dalam pekerjaannya. Banyak telah ditulis tentang mengapa manajer harus melatih karyawan. Banyak juga telah ditulis tentang cara untuk melatih karyawan. Anda dapat menemukan banyak artikel tentang Efek Pygmalion dan Efek Galatea, yang menjelaskan bagaimana pembinaan karyawan bekerja. Namun dengan mengetahui kapan untuk melatih karyawan itulah hal yang paling penting bagi Anda dalam mengelola organisasi.
Sebelum Coaching (Pembinaan) Karyawan
Sebagian besar waktu, manajer tidak boleh melatih karyawan mereka. Untuk memahami pernyataan itu, hal ini membantu untuk mengetahui apa yang perlu dan tidak tentang pembinaan (coaching) karyawan. Memberikan karyawan Pengetahuan (Knowledge) dan Keterampilan (Skills) yang dibutuhkan dalam melakukan tugas tidak sama dengan melatih karyawan, hak itu termasuk Pelatihan (Training) karyawan. Di sisi lain, pembinaan karyawan merupakan proses berjalan membantu mereka Mengidentifikasi dan Mengatasi rintangan yang mencegah unggul di pekerjaan mereka. Perhatikan bahwa pembinaan karyawan melibatkan membantu karyawan mengidentifikasi solusi untuk hambatan kinerja mereka. Anda tidak melakukan pembinaan karyawan Anda ketika Anda memberitahu mereka apa yang harus dilakukan.
Sebagian besar waktu, manajer tidak boleh melatih karyawan mereka. Untuk memahami pernyataan itu, hal ini membantu untuk mengetahui apa yang perlu dan tidak tentang pembinaan (coaching) karyawan. Memberikan karyawan Pengetahuan (Knowledge) dan Keterampilan (Skills) yang dibutuhkan dalam melakukan tugas tidak sama dengan melatih karyawan, hak itu termasuk Pelatihan (Training) karyawan. Di sisi lain, pembinaan karyawan merupakan proses berjalan membantu mereka Mengidentifikasi dan Mengatasi rintangan yang mencegah unggul di pekerjaan mereka. Perhatikan bahwa pembinaan karyawan melibatkan membantu karyawan mengidentifikasi solusi untuk hambatan kinerja mereka. Anda tidak melakukan pembinaan karyawan Anda ketika Anda memberitahu mereka apa yang harus dilakukan.
Kapan Tidak Melatih KaryawanSebelum Anda dapat secara efektif melatih karyawan Anda harus tahu bahwa mereka benar-benar dilatih (terlatih) dan mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka. Ini beberapa waktu kapan Anda untuk TIDAK melatih karyawan:
• Pelatihan (Training) Mereka Tidak Lengkap
Ketika seorang karyawan belum sepenuhnya mendapat pelatihan (training) itulah saat Anda buang-buang waktu dan sia-sia mencoba untuk melatih mereka dalam aspek-aspek pekerjaan mereka. Jika mereka telah terlatih dengan baik dalam bagian dari pekerjaan mereka, Anda dapat membina mereka di bagian itu, tapi tidak di daerah di mana mereka belum terlatih. Lakukan pelatihan (Training) pertama untuk kemudian lakukan pembinaan (Coaching) karyawan.
Ketika seorang karyawan belum sepenuhnya mendapat pelatihan (training) itulah saat Anda buang-buang waktu dan sia-sia mencoba untuk melatih mereka dalam aspek-aspek pekerjaan mereka. Jika mereka telah terlatih dengan baik dalam bagian dari pekerjaan mereka, Anda dapat membina mereka di bagian itu, tapi tidak di daerah di mana mereka belum terlatih. Lakukan pelatihan (Training) pertama untuk kemudian lakukan pembinaan (Coaching) karyawan.
• Mereka tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka
Hal ini gunanya untuk pelatih karyawan yang tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka dan tahu bagaimana yang diukur. Ingat bahwa pembinaan karyawan dirancang untuk membantu mereka mengatasi hambatan kinerja. Jika mereka tidak tahu apa yang diharapkan dari kinerja mereka, mereka tidak akan tahu bagaimana untuk sampai ke sana. Tetapkan tujuan yang jelas bagi karyawan Anda. Kemudian lakukan pembinaan karyawan.
Hal ini gunanya untuk pelatih karyawan yang tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka dan tahu bagaimana yang diukur. Ingat bahwa pembinaan karyawan dirancang untuk membantu mereka mengatasi hambatan kinerja. Jika mereka tidak tahu apa yang diharapkan dari kinerja mereka, mereka tidak akan tahu bagaimana untuk sampai ke sana. Tetapkan tujuan yang jelas bagi karyawan Anda. Kemudian lakukan pembinaan karyawan.
• Ketika Anda sedang Terburu-buru
Pembinaan Karyawan membutuhkan waktu. Ketika Anda sedang terburu-buru, Anda tidak akan melakukan pekerjaan dengan baik. Anda tidak akan meluangkan waktu untuk membantu mereka mengidentifikasi solusi, tetapi akan lebih mungkin untuk hanya memberitahu mereka apa yang harus dilakukan. Luangkan waktu untuk melakukannya dengan benar. Kemudian melakukan pembinaan karyawan.
Pembinaan Karyawan membutuhkan waktu. Ketika Anda sedang terburu-buru, Anda tidak akan melakukan pekerjaan dengan baik. Anda tidak akan meluangkan waktu untuk membantu mereka mengidentifikasi solusi, tetapi akan lebih mungkin untuk hanya memberitahu mereka apa yang harus dilakukan. Luangkan waktu untuk melakukannya dengan benar. Kemudian melakukan pembinaan karyawan.
• Ketika Anda marah atau kesal
Ketika Anda marah, Anda tidak akan menunjukkan antusiasme dan keramahan yang dibutuhkan untuk menjadi efektif sebagai pelatih karyawan. Anda mungkin tidak adil atau merata terhadap masing-masing karyawan. Anda dapat memberikan sinyal halus untuk karyawan yang dapat merusak pembinaan yang telah Anda lakukan sampai saat ini. Dapatkan kondisi emosi Anda terkontrol baik dan kemudian lakukanlah pembinaan karyawan.
Ketika Anda marah, Anda tidak akan menunjukkan antusiasme dan keramahan yang dibutuhkan untuk menjadi efektif sebagai pelatih karyawan. Anda mungkin tidak adil atau merata terhadap masing-masing karyawan. Anda dapat memberikan sinyal halus untuk karyawan yang dapat merusak pembinaan yang telah Anda lakukan sampai saat ini. Dapatkan kondisi emosi Anda terkontrol baik dan kemudian lakukanlah pembinaan karyawan.
Pada bagian pertama artikel ini kita membahas apakah yang dimaksud pembinaan karyawan dan apa yang tidak. Anda mungkin seorang manajer yang baik yang akan terus memantau perilaku dan kinerja karyawan, namun tidak akan turun tangan dan melatih karyawan mereka. Lain kali, sebagai manajer yang baik Anda harus turun tangan dan melatih (coaching).
Sebelumnya Anda telah belajar kapan waktu yang tidak tepat dalam pembinaan (coaching) karyawan. Selanjutnya Anda perlu tahu kapan waktu yang tepat untuk melatih (coaching). Yang paling penting adalah Anda perlu membiarkan orang untuk membuat kesalahan mereka sendiri sehingga mereka dapat belajar dari apa yang telah dilakukan. Anda tentu bisa saja melatih dan menasehati mereka, yang tentunya akan membantu untuk beberapa waktu kemudian, tetapi pengalaman aktual sering menjadi guru terbaik. Seorang manajer yang baik, akan menunda kembali dan menahan keinginan untuk langsung melompat setiap kali karyawannya mengalami kesulitan. Manajer yang baik akan selalu memantau apa yang tengah karyawan mereka lakukan tetapi tidak akan mengintervensi untuk melatih karyawan mereka kecuali dalam keadaan tertentu. Berikut beberapa keadaan dimana Anda harus masuk untuk melatih karyawan, dan sekali lagi bahwa Melatih bukan Memberitahu dan Mengajari. Coaching tidak sama dengan Training.
• Perilaku yang akan menimbulkan ancaman bagi diri sendiri atau orang lainKetika seorang karyawan melakukan sesuatu yang bisa membahayakan diri sendiri atau orang lain, Anda harus melangkah masuk untuk mengatasinya. Ini adalah salah satu contoh di mana Anda tidak bisa membiarkan seseorang “belajar dari kesalahan mereka”. Anda perlu memberikan pembinaan. Daripada memberitahu mereka solusi, menyarankan beberapa alternatif dan biarkan keluar karyawan sosok yang terbaik. Pastikan mereka mengerti mengapa perilaku yang mereka rencanakan adalah tidak tepat.
• Ada konsekuensi Etis atau Hukum dari tindakan mereka
Anda tidak bisa membiarkan karyawan untuk melakukan hal-hal yang ilegal dan Anda tidak dapat membiarkan mereka untuk melakukan sesuatu yang tidak etis. Apakah perilaku yang direncanakan mereka adalah ilegal atau tidak etis karena niat atau ketidaktahuan (ketidaksengajaan), Anda tidak dapat membiarkan hal itu. Sebagaimana halnya dengan perilaku yang berbahaya, berikanlah alternatif, biarkan mereka memutuskan, dan jelaskan mengapa perilaku yang direncanakan adalah pilihan yang buruk.
Anda tidak bisa membiarkan karyawan untuk melakukan hal-hal yang ilegal dan Anda tidak dapat membiarkan mereka untuk melakukan sesuatu yang tidak etis. Apakah perilaku yang direncanakan mereka adalah ilegal atau tidak etis karena niat atau ketidaktahuan (ketidaksengajaan), Anda tidak dapat membiarkan hal itu. Sebagaimana halnya dengan perilaku yang berbahaya, berikanlah alternatif, biarkan mereka memutuskan, dan jelaskan mengapa perilaku yang direncanakan adalah pilihan yang buruk.
• Mereka Menyakiti Anggota tim mereka
Anda perlu memastikan karyawan untuk bekerja sama sebagai sebuah tim. Jika salah satu anggota tim melakukan sesuatu yang akan menyebabkan orang lain sebagai perkecualian dari tim, Anda harus melangkah masuk. Jika seorang karyawan selalu mengambil kredit untuk pekerjaan tim, Anda perlu melatih mereka. Jika seorang karyawan di sebuah ruang kerja yang kecil, selalu berteriak di telepon dan mengganggu orang-orang di sekelilingnya, Anda harus turun tangan dan membantunya menemukan perilaku yang berbeda. Perlakuan karyawan harus bersifat Kebersamaan dan Toleransi.
Anda perlu memastikan karyawan untuk bekerja sama sebagai sebuah tim. Jika salah satu anggota tim melakukan sesuatu yang akan menyebabkan orang lain sebagai perkecualian dari tim, Anda harus melangkah masuk. Jika seorang karyawan selalu mengambil kredit untuk pekerjaan tim, Anda perlu melatih mereka. Jika seorang karyawan di sebuah ruang kerja yang kecil, selalu berteriak di telepon dan mengganggu orang-orang di sekelilingnya, Anda harus turun tangan dan membantunya menemukan perilaku yang berbeda. Perlakuan karyawan harus bersifat Kebersamaan dan Toleransi.
• Mereka Mengulangi Perilaku Gagal
Ketika karyawan telah berulang kali mencoba untuk memecahkan masalah, dan solusi mereka tidak akan pernah bekerja, Anda perlu untuk melangkah masuk. Seringkali mereka mencoba sesuatu dan gagal. Kemudian mencoba lagi hanya dengan cara sama dan hanya untuk memastikan usaha mereka dan masih gagal. Jika mereka terus mencoba, mereka tidak belajar dan saat itulah Anda perlu untuk melatih mereka.
Ketika karyawan telah berulang kali mencoba untuk memecahkan masalah, dan solusi mereka tidak akan pernah bekerja, Anda perlu untuk melangkah masuk. Seringkali mereka mencoba sesuatu dan gagal. Kemudian mencoba lagi hanya dengan cara sama dan hanya untuk memastikan usaha mereka dan masih gagal. Jika mereka terus mencoba, mereka tidak belajar dan saat itulah Anda perlu untuk melatih mereka.
• Dampak pada Keuangan Perusahaan yang Buruk
Hampir setiap kesalahan akan memakan biaya uang perusahaan, baik secara langsung atau kehilangan potensi keuntungan. Anda tidak dapat melangkah masuk setiap kali seorang karyawan mungkin membuat kesalahan hanya untuk menghemat uang. Anggap saja investasi dalam pembelajaran karyawan dan pengembangan. Namun, jika tindakan yang direncanakan mereka memiliki efek negatif yang signifikan pada finansial perusahaan, Anda harus melangkah masuk. Anda memiliki tanggung jawab kepada perusahaan untuk melindungi aset fiskal yang sama besarnya dengan tanggung jawab untuk mengembangkan aset manusia. Berikan karyawan beberapa perilaku alternatif, biarkan mereka mengetahui pilihan yang tepat, dan jelaskan mengapa Anda harus melangkah masuk.
Hampir setiap kesalahan akan memakan biaya uang perusahaan, baik secara langsung atau kehilangan potensi keuntungan. Anda tidak dapat melangkah masuk setiap kali seorang karyawan mungkin membuat kesalahan hanya untuk menghemat uang. Anggap saja investasi dalam pembelajaran karyawan dan pengembangan. Namun, jika tindakan yang direncanakan mereka memiliki efek negatif yang signifikan pada finansial perusahaan, Anda harus melangkah masuk. Anda memiliki tanggung jawab kepada perusahaan untuk melindungi aset fiskal yang sama besarnya dengan tanggung jawab untuk mengembangkan aset manusia. Berikan karyawan beberapa perilaku alternatif, biarkan mereka mengetahui pilihan yang tepat, dan jelaskan mengapa Anda harus melangkah masuk.
Mengelola Masalah ini
Mengetahui kapan harus membiarkan seorang karyawan melakukan kesalahan yang mereka dapat belajar dari pengalaman dan ketika Anda perlu untuk masuk dan melatih mereka adalah tindakan penyeimbangan (balancing). Anda harus menyeimbangkan kesempatan mereka untuk belajar dan tumbuh terhadap bahaya dan resiko yang bisa mereka lakukan untuk diri mereka sendiri, tim mereka, dan perusahaan. Semakin percaya diri Anda dalam kemampuan Anda sendiri, semakin Anda akan dapat membiarkan karyawan Anda membuat pilihan mereka sendiri. Ingat, Anda berperan dalam pembinaan (coaching) karyawan untuk membantu mereka menemukan perilaku (behavior) yang benar, bukan hanya memberitahu mereka apa yang harus dilakukan.
Mengetahui kapan harus membiarkan seorang karyawan melakukan kesalahan yang mereka dapat belajar dari pengalaman dan ketika Anda perlu untuk masuk dan melatih mereka adalah tindakan penyeimbangan (balancing). Anda harus menyeimbangkan kesempatan mereka untuk belajar dan tumbuh terhadap bahaya dan resiko yang bisa mereka lakukan untuk diri mereka sendiri, tim mereka, dan perusahaan. Semakin percaya diri Anda dalam kemampuan Anda sendiri, semakin Anda akan dapat membiarkan karyawan Anda membuat pilihan mereka sendiri. Ingat, Anda berperan dalam pembinaan (coaching) karyawan untuk membantu mereka menemukan perilaku (behavior) yang benar, bukan hanya memberitahu mereka apa yang harus dilakukan.
