Fokus pada Kesederhanaan daripada Kerumitan

Manajemen Strategi yang baik adalah Seni menyederhanakan sesuatu yang rumit bukan sebaliknya.  Semakin Sederhana sebuah Prosedur maka Semakin Hebat Organisasi dalam menjalankan bisnisnya.  Semakin Sederhana Anda Berbicara maka Semakin Handal Anda dalam Komunikasi. 

Marks and Spencer salah satu Bisnis Retail Dunia telah berhasil menghapuskan 22 juta formulir yang sangat rumit, dan meningkatkan Produktivitas Tenaga Pemasaran dengan mencurahkan waktu lebih banyak pada Pelanggan dan Tugas Baru, dibandingkan mengisiFormulir yang Sangat Rinci dan Perfeksionis.  Sir Simon Marks sebagai CEO mengganti pemeriksaan yang berbelit dengan Pemeriksaan yang Cepat dan Sampling. 

Menjaga sesuatu tetap sederhana adalah pekerjaan yang sangat berat.  Namun organisasi yang baik akan bekerja keras menjaga sesuatu tetap sederhana dan mencegah agar tidak melenceng dari tujuan awal.  Dasar penyederhanaan dapat diringkas dalam 4 kata berikut “Buang Yang Tidak Perlu”. 

Mayoritas organisasi jatuh dalam jebakan untuk menghargai orang yang merumitkan masalah dan mengabaikan orang yang menyederhanakannya.  Mengapa tidak dibalik? Karena organisasi yang ramping akan lebih Responsif, Fleksibel dan Lebih Siap menghadapi Perubahan dan Tantangan.  Kurangi Lemak dan Perkuat Otot Organisasi Perusahaan Anda.  Berikut caranya: 

1.  Sederhanakan Pekerjaan.
Tanyakan pada diri Anda sendiri tentang 3 hal ini dalam menyederhanakan sebuah pekerjaan.

• (a).  Apa Hasil Pekerjaan Anda?
• (b).  Mengapa Anda menghasilkannya?
• (c).  Apa yang Anda kerjakan namun Tidak Perlu?

Dengan menjawab tiga pertanyaan tersebut Anda akan mulai berpikir dan mendorong diri sendiri untuk kembali pada pokok Pekerjaan dan mempertimbangkan Bagaimana Pekerjaan tersebut berkontribusi terhadap Output dan Outcome. 

2.  Sederhanakan Struktur.
Organisasi yang baik adalah Tidak Mempertahankan sebuah Pekerjaan dengan Membuat Pekerjaan pada Bagian Lainnya.  Pertanyaan sederhana yang dapat Anda kembangkan dalam Struktur Organisasi yang Sederhana adalah:

• (a).  Apakah  sebuah pekerjaan bernilai lebih besar daripada biayanya?
• (b).  Apakah sebuah pekerjaan berkontribusi terhadap Output?
• (c).  Apakah Anda memerlukan Pekerjaan tersebut ataukah dapat digabungkan?

Perusahaan Jepang dan Amerika dapat menjadi Raksasa karena Struktur yang Ramping tidak banyak Manajemen.  Hal ini membuat jalur komunikasi lebih Cepat dan Intensif. 

3.  Sederhanakan Prosedur dan Kontrol.
Tidak perlu seorang Genius untuk menyederhanakan pekerjaan.  Anda cukup mengambil sebuah prosedur dan uraikan dalam masing-masing tahap, kemudian lakukan pemetaan dan analisa perlu tidaknya setiap tahapan.  Dapatkah Anda menghapusnya, menyederhanakan, menggabungkan 2 tahap atau lebih atau mengubah urutan langkah kerja yang ada agar lebih efisien.  Prosedur Kantor adalah rumput liar yang harus selalu diperiksa dan dirampingkan.  Dengan penyederhanaan Prosedur dan Kontrol Anda akan lebih mudah fokus dalam pencapaian Kinerja. 

4.  Sederhanakan Komunikasi.
Informasi adalah Kekuatan, namun semakin banyak informasi merupakan jalan pasti menuju kelumpuhan.  Buatlah setiap komunikasi Anda sederhana dan ringkas.  Pertanyakan setiap baris formulir, laporan dan memo, lalu bertanyalah “apakah ini akan membuat orang melakukan tindakan yang bermanfaat?”.  Berkomunikasi dengan orang lain sesuai bahasa yang mereka pahami.  Ambil informasi yang perlu saja dan singkirkan lainnya.  Komunikasi Sederhana fokus pada Pemilihan, Pengiriman dan Penerimaan Informasi yang diperlukan untuk penyelesaian Pekerjaan.  Lainnya segera Eliminasi, Gabungkan atau Kurangi. 

5.  Apresiasi Penyederhanaan Pekerjaan.
Ketika Return of Investment (ROI) Perusahaan Anda 10 persen maka jika terjadi Penghematan Rp. 1,- berarti telah terjadi Pertambahan Pendapatan sebesar Rp. 10,-.  Berikan kebebasan pada orang-orang untuk berlomba dalam Penghematan dan berikan Pengakuan dengan sungguh-sungguh atau Penghargaan lainnya.  Ketika Anda berpikir untuk memecat seseorang karena penyederhanaan maka Anda akan kehilangan Kerjasama, yang utama adalah Penyederhaan Pekerjaan sehingga orang-orang lebih Produktif dan Kontributif serta berikan Apresiasi dan Penghargaan atas Kerja mereka.

Read More

10 Strategi Manajemen Terdahsyat di Dunia

Michael LeBoeuf sebagai seorang Penulis Buku Best Seller, mengatakan bahwa hanya perlu menerapkan 10 Strategi Manajemen ini maka Anda akan mampu menjadikan Perusahaan Anda sebagai Pemain Besar dalam Pasar Kompetitif.  Berikut ringkasan strategi dahsyat yang dapat Anda pelajari dalam Organisasi. 

1.  Solusi Kokoh dibandingkan Solusi Instan.
Sebuah permasalahan tidak akan menjadi kendala dikemudian hari jika Anda mengembangkan Pola Pikir Solusi Kokoh yang Sustain, bukan sekedar Solusi Singkat Jangka Pendek.  Perlu sikap yang bijak dalam mengatasi permasalahan yang ada di sekitar Bisnis Organisasi Anda, baik terkait People, Process, Procedure, Product dan lainnya.  Pengembangan Sumber Daya Manusia lebih penting daripada Pemenuhan Sumber Daya. 

2.  Pengambilan Resiko dibandingkan Penghindaran Resiko.
High Risk High Return adalah kondisi yang sudah umum dalam kegiatan apapun, terlebih Dunia Bisnis dan Ekonomi.  Organisasi Anda tentu lebih memilih bertahan dalam Jangka Panjang sehingga lebih baik mengambil sebuah resiko daripada menghindarinya.  Anda tidak akan belajar banyak pada saat menghindari masalah yang ada daripada menghadapinya sebagai sebuah Proses Pembelajaran. 

3.  Kreativitas dibandingkan Prosedur Saklek.
Kreativitas dan Inovasi menjadi kewajiban bagi Anda dalam bertahan di dunia Industri yang makin kompetitif.  Keberhasilan Bisnis dan Organisasi hanya akan berjalan jika memperhatikan arah angin dan dinamika pasar.  Jadilah sosok yang selalu tidak henti belajar dan meningkatkan kreativitas baik Produk atau Jasa.  Tanamkan semangat untuk selalu menjadikan Perbaikan Berkelanjutan sebagai Budaya Perusahaan. 

4.  Tindakan Tegas daripada Analisis Paralisis.
Sebaik apapun Strategi Manajemen Anda, namun jika hanya menjadi wacana diatas kertas, maka Anda tengah bermimpi di siang bolong.  Lakukan sedikit Analisa dan segera Bertindak.  Mengambil sebuah Tindakan jauh lebih penting daripada Aktivitas Perencanaan yang Berlarut tanpa Eksekusi.  Anda hanya akan menyebut Strategi Canggih ketika melakukannya dan berhasil. 

5.  Kerja Cerdas daripada Sok Sibuk.
Kerja Efektif berarti mengerjakan sesuatu dengan benar.  Kerja Efisien berarti menggunakan cara yang benar dalam bekerja.  Bekerjalah dengan Cerdas untuk mempermudah Anda mencapai Performa Maksimal dan Pencapaian Target.  Efektivitas dan Efisiensi Kerja adalah bentuk strategi yang handal.  Tetapkan Skala Prioritas dan Batasan Waktunya sebagai bentuk Anda telah Bekerja Cerdas. 

6.  Sederhana daripada Rumit.
Simple is Beauty merupakan Kejelasan bahwa Anda mampu memberikan Keindahan dengan Sederhana.  Sebuah Pohon Pinang tampak anggun dibandingkan Semak Belukar.  Keep It Simple and Smart dalam Bekerja, Berpikir dan Bertindak akan menggiring Anda dalam mengartikan sebuah Strategi Manajemen yang Hebat. 

7.  Diam dan Efektif daripada Banyak Bicara.
Tong Kosong Nyaring Bunyinya adalah gambaran bahwa Banyak Bicara belum tentu menunjukkan Kehebatan atau Kemampuan.  Diam Efektif berarti banyak mengamati kondisi dan keadaan sebelum mengambil tindakan.  Perhatikan Tim Anda yang terlalu banyak bicara daripada bekerja.  Mereka hanya akan menambah persepsi negatif terhadap Tim dan Organisasi. 

8.  Kualitas Kerja daripada Kecepatan.
Quality First adalah sebuah stigma yang sangat ekstrim dalam Dunia Bisnis saat ini.  Bagaimana Anda mampu mengembangkan Kualitas Karyawan dibandingkan Kemampuan Merekrut untuk Pemenuhan Karyawan.  Kecepatan Proses Pelayanan Nasabah memang penting namun jika Kualitasnya tidak Maksimal hanya akan menjadi Bumerang bagi Performa Individu atau Tim. 

9.  Loyalitas Individu daripada TurnOver.
Bagaimana Anda sebagai Pemimpin Perusahaan mampu mempertahankan Loyalitas Tim adalah suatu Strategi Handal yag berdampak Jangka Panjang.  Program-program Retensi Karyawan akan memperkuat Loyalitas Individu dalam Profesionalitasnya.  Pelajari potensi yang memungkinkan terjadinya TurnOver Karyawan terlebih dalam masa kerja kritis, diantaranya sampai tahun pertama. 

10.  Kerjasama Tim daripada Permusuhan.
Kerjasama akan melahirkan Kebersamaan dan Sinergi.  Anda tentu paham bahwa sinergi sangat powerful untuk mencapai Kinerja Maksimal dibandingkan kerja sendiri-sendiri sesuai dengan Job Description.  Dibandingkan aktivitas parsial maka Kerjasama Tim sangat menjaga sustainable dari sebuah Organisasi.  Anda perlu memprioritaskan Kerjasama Tim demi Keberhasilan Tim dibandingkan kegiatan masing-masing individu ang berdampak adanya Intrik atau Permusuhan.

Read More

Tips Penjualan untuk Seorang Introvert

Seorang Introvert mungkin bukanlah orang yang menyenangkan, karena lebih banyak diam ketika berada dalam sebuah kelompok.  Pernahkah Anda memperhatikan teman duduk Anda dalam pesawat lebih  banyak diam tanpa sedikit pun untuk membuka pembicaraan?  Mungkin dia sulit untuk memulai komunikasi kepada orang yang tidak dikenal.

Anda akan melihat relasi Anda yang cenderung diam pada suatu acara pesta yang dia tidak kenal, namun begitu bersemangat dan Ekstrovert dalam sebuah Seminar Penjualan.  Anda sebagai tenaga pemasaran sangat tidak nyaman pada saat berbicara kepada calon pelanggan, namun kondisi memaksa Anda melakukannya, bahkan ternyata Anda telah menjadi seorang Salesman Handal.  Apakah Anda termasuk seorang Introvert? Namun kenapa Anda bertahan lama untuk Profesi yang melakukan Penjualan?

Jadi, bagaimana Anda menjadi Ekstrovert dalam situasi penjualan ketika Anda tidak secara alami nyaman dengan hal itu?  Ini adalah beberapa Tips yang dikutip dari entrepreneur.com bagaimana Anda keluar dari zona nyaman tersebut:

Temukan Gairah. Anda perlu menjadi begitu bersemangat tentang apa yang akan dijual sebagai bagian dari berbagai kepada sesama. Menjadi bergairah tentang produk atau jasa Anda membuat Anda kurang tertarik pada apa yang dirasakan dan lebih peduli tentang menunjukkan kegembiraan Anda tentang apa yang tawarkan.

Lakukan Hal yang Anda Takuti setiap Hari. Ini sangat penting bagi Anda melakukan hal-hal yang membuat kondisi paling tidak nyaman. Seperti berbicara dengan orang baru, bertanya tetang alamat dan lainnya.  Anda harus berani dan membuat jelas titik ketakutan Anda, tidak peduli seberapa besar atau kecil. Hal paling menakutkan bagi Anda mungkin mengunjungi Pelanggan atau Prospek Pribadi. Itulah yang harus Anda lakukan setiap hari untuk menghadapi rasa takut. Ini akan menanamkan Keberanian, Kepercayaan Diri dan Mengubah Fokus dari Keterbatasan yang ada (Rasa Takut).

Gigih ketika ada Kritikan. Dalam kehidupan dan dalam bisnis, terutama penjualan, Anda tidak akan menjadi sukses jika Anda tidak pernah dikritik. Menindaklanjuti kebutuhan pelanggan karena mereka benar-benar mengeluh tentang hal itu, dan begitu mereka lakukan kritisi, terus follow-up sampai mereka kagum akan Ketekunan dan Kegigihan Anda. Jika Anda percaya dan yakin pada Produk dan Jasa Perusahaan dan Diri Sendiri, maka Anda tentu akan Kukuh dengan Resiko Kritik.

Menyapa Setiap Orang yang dilalui. Anda mungkin enggan untuk berjalan melewati setiap orang tanpa menyapanya. Anda perlu memaksa diri untuk melihat semua mata dan menyapa. Ini akan membangun kekuatan yang memungkinkan Anda tahu kapan harus menjadi seorang Extrovert, baik Penjualan atau situasi lain.

Amati Perbedaan Orang-orang. Ketika penawaran pertama Anda mendapat penolakan, seolah Anda melihat semua prospek akan menjadi sumber penolakan. Apa yang perlu anda lakukan adalah rehat sejenak dan mengamati bagaimana perbedaan orang satu dan lainnya. Ini akan menghentikan cara pikir Anda bahwa semua orang akan merespon yang sama seperti prospek terakhir.

Paksa Diri Anda tampil dimuka. Pergilah keluar dari rumah dan kantor sehingga Anda dapat bersosialisasi dengan orang-orang. Ketika Anda berpindah ke kota baru, pergilah ke suatu tempat yang sama berulang-ulang sampai terasa nyaman dan tahu semua orang di sana. Anda pun dapat melakukan hal yang sama terhadap anak-anak, sehingga mereka bisa berbicara dengan orang yang ada di sana, seolah sebagai keluarga.

Memberikan Ceramah Umum. Satu-satunya cara untuk nyaman berbicara kepada orang-orang adalah tampil dimuka umum. Bergabung dengan kelompok dimana setiap orang belajar bagaimana berbicara di depan orang lain adalah cara yang cukup efektif.  Jika Anda seorang pimpinan organisasi, lakukanlah presentasi singkat secara rutin dalam Tim Anda atau kepada Atasan Anda.

Sibukkan Diri Anda. Ketika Anda harus terus-menerus berjalan, maka Anda tidak akan punya waktu untuk menjadi tidak nyaman. Anda mungkin harus meminta bantuan, mendapatkan bantuan dan berbicara dengan banyak orang karena aktivitas dari satu pertemuan ke pertemuan berikutnya. Jadi, bisakan selalu  bergerak.

Membantu Orang Lain Melakukan Penjualan. Kecemasan Anda sebagai Tenaga Pemasaran akan makin besar jika ditopang Pribadi yang Introvert.  Untuk itu setiap kali Anda tidak mendapat penjualan untuk diri sendiri, cobalah segera menawarkan bantuan kepada orang lain dalam penjualan.  Hal ini sebagai cara yang bagus untuk mengeluarkan Rasa Cemas. Setelah kegagalan membuat penjual menjadi Introvert dan Cemas. Tapi dengan bekerja sama pada orang lain tanpa harus takut kehilangan apapun, Anda akan merasa lebih Santai dan Percaya Diri. Setelah terjadinya penjualan untuk orang lain, maka segera kembali kepada prospek Anda.

Introvert bukanlah perilaku yang merugikan, namun juga seorang yang Extrovert belum tentu memiliki kemampuan lebih.  Kondisi membuat Anda dapat menjadi seorang Introvert atau Extrovert.  Seorang Marketing perlu memahami kondisi Calon Pelanggan dan Pribadi Sendiri, walau Anda merasa sebagai seorang Intovert.

Read More

Daftar Tumbuh Kembang Bisnis Anda tahun 2013

Tak Terasa, Desember akan berlalu dalam 15 hari kemudian, dan Anda akan menghadapi Tahun Periode Baru 2013, yang menuntut Hasil dan Proses lebih baik.  Mulai saat ini Anda harus bersiap-siap dengan Strategic Planning dan Activity Planning yang lebih Efektif dan Efisien namun lebih Produktif, Inovatif dan Kreatif.  Tim Pendukung Anda harus makin solid, kompak dan cerdas dalam bekerja.  Biaya Operasional dapat ditekan, Kualitas Pelayanan Pelanggan harus meningkat serta Pemasaran tetap memimpin dalam kompetisi industry sejenis.

Apakah yang harus Anda persiapkan dalam menjaga Tumbuh Kembang Organisasi Bisnis Anda tahun 2013 nanti.  Desember menjadi bulan sibuk untuk mempertahankan jalur bisnis sehingga masing-masing Individu dan Tim tetap Kolaboratif dan Sinergi.  Luangkan sedikit waktu Anda untuk menempatkan Bisnis Perusahaan pada posisi baik. 

1.  Tetapkan Gol Anda tahun 2013, Target Pendapatan dan Anggaran.  Prioritas ini untuk menghindari terbuangnya Waktu Anda dalam Implementasi dan Eksekusi, sehingga tidak terseret pada perencanaan strategis di Q1 atau bahkan di Q2.  Jika ini terjadi maka Anda akan kehilangan banyak waktu untuk fokus pada pencapaian Tujuan. 

2.  Pilih Kunci Prioritas untuk Kuartal Pertama.  Mayoritas orang tidak dapat fokus pada beberapa hal sekaligus, sehingga ketika Anda memiliki tiga atau lima prioritas dalam tahun 2013, perlu Delegasi dan Degradasi Prioritas.  Luangkan waktu sehari dalam seminggu untuk mencari prioritas dan menjalankannya secara simultan. 

3.  Buat Action Plan untuk Mengenal Pelanggan Lebih Baik.  Cari tahu kenapa Pelanggan memilih Anda dibandingkan Pesaing atau Kompetitor lainnya.  Pelajari lebih lanjut kebutuhan dan keinginan Pelanggan Anda sehingga posisi Produk dan Jasa Anda tetap menjadi primadona di pasar. 

4.  Jalankan Latihan ROI (Return on Invesment).  Lakukan beberapa kalkulasi secara terperinci dimasing-masing KPI, sehingga dapat Anda hitung pengeluaran dari berbagai Orang dan Departemen, Aktivitas dan Inisiatif Kerja.  Perkirakan apa yang Anda dapat sebagai Imbalan dan Harapan untuk Jangka Panjang. 

5.  Kirimkan Ucapan Terima Kasih dan Apresiasi terhadap Karyawan, Pelanggan dan Rekanan.  Dengan sedikit berparesiasi terhadap mereka yang mendukung Anda, cukup menjadi penjaga hubungan baik pada tahun berikutnya.  Sebutkan Anda sangat berterima kasih kepada mereka yang telah membantu Kinerja tahun 2012 ini. 

6.  Gambarkan Rencana 3 sampai 5 tahun berikutnya.  Dengan meyakinkan apa yang Anda inginkan di tahun 2013, lebih mempermudah visualisasi target tiga atau lima tahun berikutnya. 

7.  Carilah satu Item Gangguan dan Rencanakan untuk Eliminasi.  Anda perlu fokus ada Kesuksesan dan Pencapaian di setiap Lini, Departemen atau Divisi.  Setiap Unit Bisnis harus menyingkirkan hal-hal yang menjadi gangguan dan fokus pada keberhasilan. 

8.  Identifikasikan Karyawan yang tidak sejalan dengan visi dan misi, serta ganti dengan orang lain.  Penggantian orang bukan wacana yang menarik hampir disetiap organisasi, namun hal ini harus dan wajib dilakukan agar Tumbuh Kembang Perusahaan tetap sejalan pada Visi dan Misi Perusahaan.  Carilah orang yang menyeret dalam penurunan Efektivitas Tim dan Semangat Kerja. Carilah orang yang hanya memperburuk kondisi organisasi dibandingkan membangunnya. 

9.  Evaluasi Kesepakatan Operasional.  Adakalanya Anda lupa dengan kesepakatan kerjasama dengan relasi atau rekanan yang perlu dilakukan evaluasi, sehingga dapat terlihat manfaat dan keuntungan terjadi pada kedua belah pihak.  Tidak perlu khawatir dalam memutus hubungan kerjasama, jika tidak tercipta keuntungan yang Layak. 

10.  Istirahat dan Apresiasi Diri Anda.  Tahun 2013 adalah Tantangan Baru dan Semangat Baru, sehingga hadiahkan diri Anda dengan sebuah Kesenangan dan Rekreasi.  Jadikan tahun 2013 sebagai perjalanan Panjang yang Menyenangkan. 

Tahun 2013 akan menjadi tantangan sehingga perlu persiapan matang dan konsistensi dalam perencanaan dan pelaksanaan.  Prediksi pertumbuhan yang tetap positif dapat menjadi indikator Kemajuan Tumbuh Kembang Organisasi Anda.

Read More

Analisa Operational Expences Bisnis Anda

Bagaimana Anda dapat memonitoring dan mengelola Pengeluaran Oeprasional Bisnis dan Organisasi Anda secara Bijaksana dan Terukur, tanpa harus melakukan Cost Cutting (Pemotongan Biaya) dibeberapa tempat.  Bagaimana Anda mampu menganalisa lebih jauh tentang pengeluaran bisnis Anda..?

Bertanyalah pada diri sendiri, apakah Anda pemiliki Bisnis ini, apakah Anda orang yang paling berkompeten dalam tugas ini, apakah Anda orang yang paling memenuhi syarat untuk tugas tersebut.  Bukan masalah berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk menganalisanya.  Karena jikalau Anda memiliki seorang Finance Manager atau seorang CFO (Chief Finance Officer), maka dia lebih berkompeten akan hal ini.  Mereka lebih berhak untuk melakukan Analisa Keuangan bagi Anda, dan seorang controller yang proaktif akan melakukan pekerjaan ini secara lebih baik dan lebih efektif.

Untuk itu berikut beberapa tips yang dapat Anda pelajari akan hal tersebut: 

• Menganalisis Laporan Laba Rugi (Income Statement)
• Bandingkan Aktual dan Anggaran
• Gunakan Dashboard
• Membuat Perbandingan Industri (Industry Comparison) 

Menganalisis Laporan Laba Rugi.
Untuk setiap baris dalam biaya operasional, hitunglah jumlah uang dan persentase dari pendapatan.  Dengan beberapa software akunting yang banyak beredar Anda dengan mudah membacanya. Bandingkan angka untuk Bulan Lalu, Tiga Bulan Terakhir, Rata-rata Tiga Bulan Terakhir (rolling average), Rata-rata Year to Date dan Bulan yang Sama Tahun Lalu.
Selanjutnya, lakukan analisa lebih lanjut dengan bertanya “why”disetiap belakang angka. Semisal Anda memiliki Bisnis Truk Angkut yang dalam 3 kuartal pertama hanya menghabiskan 10% dari operasional truk untuk bahan bakar, namun ternyata dalam dalam minggu pertama kuartal keempat mengalami kenaikan signifikan, dan tentunya akan membengkakkan pengeluaran, ternyata ada aturan dari otorisasi kota yang mengalihkan jalur pengiriman.  Maka dengan adanya hal itu Anda cukup mencari tahu kapan waktu pengiriman dapat melalui jalur normal. 

Bandingkan Aktual dan Anggaran.
Lakukan Analisa setelah tutup bulan atau tutup tahun antara Angka Pengeluaran dan Angka Anggaran (Budget).  Sehingga Anda dapat melakukan estimasi lanjutan untuk bulan dan tahun berikutnya, sedemikian Anda dapat berpikir apa yang harus diperbaiki dan bagaimana memperbaikinya.  Latihan ini sangat penting dalam Manajemen Keuangan untuk mengetahui faktor utama yang membuat Anggaran Membengkak.  Jangan terlalu mengkhawatirkan kondisi actual yang mungkin sangat melebihi Target Anggaran. Anda akan memiliki Wawasan dan Inisiatif perbaikan kondisi ini dengan lebih efektif. 

Gunakan Dashboard.
Dashboard merupakan papan informasi bagi Anda dalam melihat Tren yang paling siginfikan dalam Pengeluaran Operasional bisnis.  Tren yang perlu Anda tampilkan diantaranya Profit (Keuntungan), Expences (Biaya), Revenue (Pendapatan) dan Cash Flow (Arus Kas).  Tren ini perlu mudah dibaca dan dimengerti, sehingga Anda dapat melihat Tren dan Masalah secara Harian, Mingguan dan Bulanan.  Indikator dalam Dashboard merupakan Tanda Vital dalam Organisasi, Baik atau Buruk, dan dengan mengetahuinya akan membantu Anda lebih mudah menjalani kehidupan Bisnis Perusahaan, tanpa beban berlebihan. 

Membuat Perbandingan Industri.
Tidak ada bisnis tunggal yang dapat bertahan cukup lama tanpa menghabiskan banyak uang, karena mereka berpikir sebagai satu-satunya industri.  Hal ini sangat menuntut Anda berpikir Lebih Cerdas dalam melakoni bisnis.  Untuk itu dengan adanya jenis industri sejenis akan sangat membantu Anda berpikir Lebih Efisien dalam Pengelolaan Keuangan Perusahaan.  Lakukan komparasi terhadap Bisnis dengan ukuran sama (bukan Pesaing) dan berbagai data operasional, sehingga membuka kemungkinan Anda memiliki ide tentang Sewa, Gaji, Bonus dan Insentif serta Layanan lainnya diwilayah Anda.

Analisa Keuangan yang tepat sangat berpengaruh signifikan terhadap Pencapaian Keuntungan Organisasi pada akhir periode buku.  Dan selain meningkatkan Pendapatan (Revenue) maka sebagai seorang Pemimpin Bisnis atau Organisasi Anda perlu juga Mengurangi Beban Operasional (Operational Expences).

Read More

Rencana Bisnis Jangan Lupakan Pemasaran

Bagi Anda yang bermimpi melarikan diri untuk mengejar gairah dan harapan maka penyusunan rencana bisnis adalah langkah pertama. Satu elemen Rencana Bisnis (Business Plan) Anda yang paling penting adalah Strategi Pemasaran. Terlalu sering, orang mengabaikan Rencana Pemasaran sehingga mereka tidak menanganinya seperti Konsentrasi pada Proyeksi Arus Kas (Cash Flow) dan Penetapan Tujuan Jangka Panjang (Long-Term Goals).

Walau ada juga mereka yang mencurahkan Pikiran dan Tenaga dalam perencanaan untuk Riset Pasar, Promosi dan Positioning akan tetapi tidak pernah menindaklanjuti ide-ide besar tersebut.

Satu masalahnya adalah sebagian besar pengusaha tidak memiliki pengalaman pemasaran. Mereka mungkin seorang pedagang terampil, penasihat keuangan cerdas atau penulis berbakat tapi mereka bukan pemasar (Marketer).  Dahlan Iskan berkata, “sehebat apapun Anda sebagai Pimpinan Perusahaan namun jika tidak tahu Marketing maka Anda hanya akan di kelabui anak buah”.

Anda mungkin tidak menyadari bahwa implementasi Strategi Pemasaran yang solid sangat penting untuk keberhasilan setiap usaha. Anda mungkin juga tahu, tetapi tidak tahu harus mulai dari mana dan bagaimana caranya.

Inilah mengapa Pemasaran begitu penting: Tidak peduli seberapa Cerdik dan Cerdas Produk Jasa Anda, tak seorang pun akan menemukannya jika mereka tidak tahu itu ada.

Pemasaran dalam Rencana Bisnis Anda harus menganggarkan Waktu dan Materi, jika Anda berencana untuk menanganinya sendiri. Anda perlu jadwal dan website profesional yang menarik pengunjung dan membuatnya mudah bagi mereka untuk mempelajari lebih lanjut tentang Anda, Produk atau Jasa Anda dan sama mudahnya untuk membeli apa yang Anda jual.

Berikut adalah beberapa poin yang perlu dipertimbangkan saat Anda sedang mengembangkan rencana pemasaran Anda:

• Apa Pesan Anda? Pesan Anda harus lebih dari sekedar “My Product is Great“ Apa masalahnya terpecahkan? Jika Anda seorang profesional, Tunjukan Nilai Anda dan Pelayanan yang Anda Tawarkan? Bagaimana Anda berbeda dari pesaing? Sebagai contoh: Toserba Yogya dan Griya memiliki Pesan “Pilihan Keluarga Bijak” atau Indomaret dengan Tagline “Mudah dan Hemat”.  Anda harus memiliki pesan yang Unik dan Berbeda dibandingkan pesaing.

• Siapakah Pemirsa Anda? Kecuali Anda memiliki produk niche, mempertimbangkan pemirsa potensial Anda adalah penting untuk terus berkembang. Misalnya, yang paling mudah adalah Facebook, pada awalnya menyasar pada Kelompok Mahasiswa Kampus, dan setelah permintaan meningkat, akhirnya dikembangkan kewilayah Kampus Lainnya dan pada akhirnya berkembang ke seluruh Amerika, sebelum menjadi Multinasional.  Facebook memulai dari Segmentasi Pasar yang kecil, namun terus berkembang.  Anda tidak perlu berpikir saat ini untuk “Mendunia” namun cukup dalam skala Kota atau Kabupaten atau khusus dalam bidang tertentu seperti Pendidikan, Sosial atau Teknologi.

• Tentukan Media untuk Kampanye Hubungan Masyarakat? Sosial media sangat bagus untuk produk niche karena forum online membangun masyarakat di sekitar hal-hal yang bersifat umum. Setelah Anda mendapatkan segmen pasar yang tepat, selanjutnya pertimbangkan Media Massa yang menjadi santapan mereka.  Apakah Media Online, Surat Kabar, TV atau Radio.  Sekali Anda telah memutuskan siapa audiens Anda, segera mencari tahu apa yang sedang mereka tonton, dengar dan baca, kemudian sesuaikan pesan Anda untuk media dan penonton itu.

• Berapa Anggaran Anda? Bila Anda telah menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda harus dapat menentukan berapa banyak pemasaran yang dapat Anda lakukan sendiri, jika ada, dan berapa banyak Anda akan membutuhkan bantuan dengan menangani sendiri, anggaran untuk waktu yang diperlukan dan untuk melakukan hal-hal seperti menjaga website tetap aktif dengan posting blog, posting konten pada media sosial dan mengembangkan promosi lapangan melalui media cetak, radio atau TV. Jika Anda berencana untuk membayar seorang profesional untuk jasa pemasaran, gunakan rencana pemasaran Anda untuk mempelajari biaya dan jadwal, dan anggaran yang sesuai.

Bagaimanapun juga Business Plan akan selalu melibatkan Marketing Plan.  Baik sekedar re-evaluasi bisnis atau meluncurkan bisnis baru.  Itu semua dimulai dengan rencana yang solid. Pemasaran harus menjadi bagian penting dari rencana itu. Ini yang mendorong bisnis tetap berjalan dan berkesinambungan.

Read More

Eksekusi yang berFokus pada Orang

Sebaik apapun Strategi Perusahaan Anda, tanpa mengedepankan orang sebagai pelakunya maka hanya menjadi wacana belaka.  Strategi adalah Alat atau Senjata, dan Anda harus memperhatikan Man Behind The Gun.  Orang yang Kompeten dengan Kapabilitas mampu mengangkat Strategi menjadi Senjata Pamungkas dalam pemenangan Kompetisi Pasar.

Banyak sudah teori dan konsep Manajemen yang berkutat dengan Perencanaan (Planning) dan Strategi (Strategy), seperti Five Forces Model (Michael Porter), 7S (McKinsey), Balance Score Card atau Blue Ocean Strategy.  Semua adalah Senjata Canggih yang dipergunakan untuk mensukseskan perusahaan.  Namun banyak pula perusahaan yang gagal dalam manajemen strateginya bukan karena salah perencanaan namun karena tidak adanya eksekusi yang baik.

Perencanaan Strategis dapat Anda peroleh dengan membayar konsultan, namun Implementasi dan Eksekusinya hanya dimiliki Organisasi dan Perusahaan Anda sebagai sebuah Ketrampilan Unik.  Eksekusi memerlukan Chemistry dari berbagai faktor berikut:

• Strategi dan Proses Bisnis
• Sistem dan Struktur Organisasi
• Budaya Perusahaan dan Etos Kerja
• Gaya Kepemimpinan
• Kemampuan Pengelolaan Perubahan

Secara Global pada akhirnya keberhasilan Eksekusi ditentukan oleh faktor ini:

• Strategi (Strategy).  Strategi atau Perencanaan menjadi Pengarah dalam eksekusi agar output maksimal.
• Proses (Process).  Penerapan yang tepat dengan Proses yang benar menjadi kendaraan dalam eksekusi.
• Kepemimpinan (Leadership).  Menjadi Nahkoda dalam mengendalikan proses eksekusi.

Strategi sebagai Pengarah Eksekusi
Eksekusi yang sukses berasal dari strategi yang bagus.  Strategi adalah bahan dasar dalam proses eksekusi.  Dalam alur Input-Process-Output (IPO) maka strategi merupakan bagian Input (Masukan).  Jika input buruk kemungkinan hasil (output) akan buruk pula walau ada proses yang dimodifikasi sedemikian rupa.  Mungkin Anda ingat dengan Stigma “Garbage In Garbage Out”.  Untuk membuat Strategi yang bagus diperlukan:

1. Isi dari Strategi tersebut (Content)
2. Penerjemahan ke tingkat Operasional (Operationalizing Strategy)
3. Pengelolaan Perubahan (Change Management)

Proses sebagai Kendaraan Eksekusi
Setelah mendapatkan Konsep Strategi yang baik, maka diperlukan sebuah proses yang bersifat aplikatif, sederhana dan berorientasi hasil (result oriented).  Dengan adanya proses yang tepat tentu eksekusi strategi berlangsung Efektif dan Efisien.  Menurut Larry Bossidy-Ram Charan ada 3 proses inti dalam eksekusi yang sukses yakni:

• People Process
• Strategy Process
• Operation Process

Tampak bahwa setiap eksekusi akan melibatkan orang baik sebagai pelaksana maupun sebagai pemimpin agar mencapai kinerja terbaik.  Pada akhirnya agar didapatkan hasil yang efektif dan efisien diperlukan langkah-langkah :

1. Proses Unggul (Process Excellence).  Proses yang berkualitas dari sisi Monitoring dan Kontrol, Prosedur Kerja, Pengukuran Kinerja, Reward dan Punishment, Nilai Pelayanan dan lainnya.
2. Perbaikan Berkelanjutan (Continuous Improvement).  Kegiatan yang selalu mencari dan memperbaiki Kinerja dan Pencapaian.  Tidak ada istilah berhenti dalam perbaikan, karena perubahan selalu terjadi.  Kegiatan perbaikan seperti QCC, SS dan lainnya adalah cara untuk terus mengembangkan Continuous Improvement.

Kepemimpinan sebagai Nahkoda Eksekusi
Sebagaimana Jim Collins dalam bukunya Good to Great, dijelaskan bahwa keberhasilan sebuah strategi dalam eksekusi terletak pada orang-orang yang terkait, baik level pelaksana, supervise maupun leader.  Pertama-tama orangnya baru kemudian Visi, Strategi dan lainnya.

Sebagai pemimpin organisasi Anda perlu melakukan setidaknya dua pekerjaan utama berikut ini:

1. Mengembangkan kemampuan Tim dan Anak buah agar mencapai kompetensi dalam Tugas dan Tanggung Jawabnya bekerja.
2. Menempatkan Tim dan Anak buah sesuai dengan Kemampuan dan Ketrampilan yang telah mereka miliki.

Dari tiga komponen eksekusi agar mencapai hasil maksimal, semuanya memerlukan orang-orang yang tepat dalam aplikasinya.  Orang inilah yang menjadi penentu keberhasilan Eksekusi.  Fokus Anda sebagai pemimpin perusahaan adalah Mencari, Mengembangkan dan Menempatkan Orang yang Tepat pada Posisi Yang Tepat (Right Man on The Right Place).

Read More

Kunci Keberhasilan Seorang Manajer

Manajer yang Hebat adalah yang berhasil melakukan perubahan besar bagi orang-orang yang bekerja bagi mereka.  Secara alami dia berhasil menggerakkan pencapaian atau performa ketika terlibat dengan orang-orang dan secara alami pula membawa mereka dalam perjalanan Continuous Improvement (Proses Perbaikan Berkelanjutan).  Inilah sikap dan perilaku yang perlu Anda pelajari agar menjadi seorang manajer yang hebat.

Bagaimana membangun dan menghasilkan Performa yang berdasarkan Budaya Kerja, dimana hal ini akan berlangsung dalan jangka panjang ketika Anda berhasil menemukan formula yang tepat.  Dari banyak pengalaman orang-orang yang menjadi Pemimpin Organisasi ada beberapa kriteria Ketrampilan dan Kualitas yang menjadikan Anda seorang manajer hebat (Great Manager).

1. Menetapkan Tujuan yang Jelas.  Seorang Manajer yang hebat dapat dengan Jelas memberikan Gambaran dari sebuah Tujuan Masa Depan.  Anda harus mampu merencanakan dan memprioritaskan seluruh aktivitas secara bersamaan dengan Kemampuan dan Kemauan anggota timnya dan mampu menciptakan Fokus bagi diri sendiri dan Tim.
2. Menunjukkan Kepemimpinan dan Sikap Persuasif.  Sikap Persuasi dan Kepemimpinan wajib menjadi senjata andalan Anda dalam meraih kebersamaan tim bekerja bersama.  Hal ini sangat diperlukan dalam mewujudkan Tujuan dan Arah Organisasi yang Anda harapkan.
3. Empati dan Percaya.  Rangkaian Sifat dan Perilaku yang akan menenangkan orang dalam bekerja bersama Anda, dimana dengan adanya Sikap Empati yang sangat memahami perasaan akan memudahkan Anda merangkai Kepercayaan mereka dalam menciptakan prestasi.
4. Delegasi Tugas.  Setiap manajer besar akan selalu melimpahkan wewenang pekerjaan kepada orang disekitarnya.  Selain sebagai bentuk Penghargaan karena secara umum setiap Bawahan sangat senang mendapat kepercayaan mengerjakan atau melanjutkan pekerjaan Atasan, juga merupakan bentuk pembelajaran bahwa Anda adalah seorang Pencipta Arah dan Tujuan Organisasi bukan orang yang terlibat dengan hal-hal kecil terlebih Masalah Teknis.  Sewajarnya Anda lebih berlaku Strategis dan Praktis.
5. Ketrampilan Analisa Data.  Walaupun Anda memiliki wewenang dan kekuasaan dalam meminta data dan fakta, namun jika kemampuan Analisa Data Anda lemah, maka dapat dipastikan Anda akan menjadi permainan bagi anggota tim yang oportunis.  Seorang manajer handal dan hebat tentu sangat lihai dalam membaca Data Analisa dan Fakta, sehingga keputusan yang diambil sangat berdasarkan Logika dan Daya Nalar.  Dengan memperhatikan fakta nyata dapat diminimalisasi kondisi pengambilan keputusan sepihak atau subjektif.  Tempatkan informasi dari Data yang ada sebagai Penilaian terhadap Kinerja perseorangan maupun kelompok.  Jargon “Knowledge is Power” masih berlaku sampai saat ini.
6. Ketrampilan Pengambilan Keputusan.  Anda tentu sering mendengar seorang pemimpin yang sangat hebat dalam ide dan rencana namun sangat lemah dalam eksekusi.  Hal ini dikarenakan kelemahannya dalam pengambilan keputusan, dan sangat dimungkinkan banyak nilai emosional yang terlibat dalam hal tersebut.  Ketrampilan Mengambil Keputusan perlu dipelajari secara bertahap dengan semakin memperdalam Daya Analisa Anda dalam membaca Data dan Angka yang ada.  Jangan pernah melimpahkan pengambilan keputusan kepada orang lain, karena memperjelas bahwa Anda bukan orang yang bertanggungjawab dan sering pergi dari masalah.
7. Ketrampilan Pembinaan dan Performa Manajemen.  Manajer hebat mampu dalam mengelola Umpan Balik (feedback) dan memberikan kembali umpan balik yang Membangun (constructive) bagi pengembangan Pribadi dan Profesional.  Dengan semakin bertumbuh dan berkembangnya orang-orang dalam Tim Anda, maka makin cepat Anda menjadi seorang Manajer yang lebih Besar (Greater Manager)

Akankah Anda bekerja dengan salah satu manajer yang memiliki sifat-sifat tersebut diatas ataukah Anda harus mempelajari ketrampilan tersebut untuk menjadi seorang manajer besar.  Perhatikanlah dari sekian banyak ketrampilan, mana yang perlu Anda kuasai dan yang paling penting sebagai nilai tambah bagi karir Anda.

Read More